Roboty dodatkowe bez aneksu – co decyduje o dodatkowej zapłacie?

Spór o roboty dodatkowe często zaczyna się od prostego pytania: czy strony podpisały aneks? Inwestor powołuje się na brak pisemnej zmiany umowy, a wykonawca odpowiada, że dodatkowe prace zostały zlecone, wykonane i odebrane. Żaden z tych argumentów sam w sobie nie rozstrzyga jednak o obowiązku zapłaty.

Najpierw trzeba ustalić, czy sporne roboty rzeczywiście wykraczały poza zakres pierwotnej umowy. Jeżeli tak, kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy strony skutecznie uzgodniły ich wykonanie i rozliczenie oraz czy osoba działająca po stronie inwestora była do tego uprawniona. Dopiero gdy nie powstała skuteczna podstawa umowna, pojawia się pytanie, czy wykonane prace mogą zostać rozliczone na innej podstawie, w szczególności według przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Test 1. Czy sporne prace rzeczywiście wykraczały poza umowę?

Robotą dodatkową nie będzie każda czynność, której nie wymieniono osobno w kosztorysie albo przedmiarze. Nie wystarczy również, że wykonanie określonej pracy wymagało większej ilości materiału, większego nakładu pracy albo okazało się droższe, niż wykonawca pierwotnie zakładał.

Najpierw trzeba ustalić, jaki zakres robót został rzeczywiście objęty pierwotnym kontraktem. Znaczenie mogą mieć nie tylko postanowienia samej umowy, lecz także dokumentacja towarzysząca kontraktowi, w szczególności dokumentacja projektowa, specyfikacje techniczne, oferta wykonawcy, przedmiary i kosztorysy. Pomocne mogą być również protokoły negocjacji oraz późniejsza praktyka stron przy wykonywaniu umowy. Trzeba jednak uwzględnić treść konkretnego kontraktu – strony mogą przykładowo ustalić hierarchię dokumentów albo wyłączyć możliwość powoływania się na ustalenia poprzedzające zawarcie umowy.

Dopiero łączna analiza tych elementów pozwala stwierdzić, czy dana praca należała do pierwotnie zleconego zakresu robót, czy też rzeczywiście doszło do jego późniejszego rozszerzenia.

Dodatkową regułę interpretacyjną zawiera art. 649 k.c.: jeżeli projekt stanowi część składową umowy, w razie wątpliwości przyjmuje się, że wykonawca podjął się wszystkich robót nim objętych. Nie zwalnia to jednak z ustalenia treści konkretnego kontraktu i dokumentów, które strony do niego włączyły.

Ryczałt nie rozstrzyga problemu zakresu robót

Szczególnego znaczenia problem ten nabiera przy wynagrodzeniu ryczałtowym. W takim modelu łatwo pomylić wzrost kosztów wykonania umówionych robót z późniejszym rozszerzeniem ich zakresu. Ryzyko kalkulacyjne co do zasady obciąża wykonawcę, ale dotyczy tego, co zostało objęte kontraktem – nie każdego nowego zakresu zleconego już w toku inwestycji. Szerzej granicę tę omawiam w tekście „Ryczałt a roboty dodatkowe – co rzeczywiście obejmuje wynagrodzenie ryczałtowe?”.

Granica między zwiększonym nakładem potrzebnym do wykonania umówionych robót a rzeczywistym rozszerzeniem ich zakresu jest przedmiotem zarówno analiz w piśmiennictwie, jak i rozstrzygnięć sądowych. W orzecznictwie Sądu Najwyższego dostrzegalne jest w tym zakresie konsekwentne rozróżnienie. Przykładowo wskazać można wyroki wydane w sprawach o sygn. I CSK 568/13 oraz II CSKP 557/22.

Z orzeczeń tych wynikają dwa uzupełniające się wnioski. Jeżeli sporne prace były potrzebne do wykonania uzgodnionego zakresu i osiągnięcia rezultatu przewidzianego umową, większy nakład wykonawcy może pozostawać objęty ryzykiem ryczałtowym. Jeżeli natomiast inwestor oczekuje wykonania robót rzeczywiście wykraczających poza pierwotny zakres kontraktu, sam ryczałt nie wyłącza możliwości ich odrębnego rozliczenia.

Dlatego podstawowe pytanie brzmi nie: czy wykonawca poniósł większy koszt?, lecz: czy nadal wykonywał ten sam zakres robót?

Trzeba przy tym pamiętać, że zmiana zakresu nie zawsze oznacza jego zwiększenie. Nowe rozwiązanie może zastępować roboty pierwotnie przewidziane w kontrakcie, a z części uzgodnionych prac strony mogą zrezygnować. Dlatego roboty dodatkowe, zamienne i zaniechane trzeba od siebie odróżniać.

Jeżeli natomiast okaże się, że sporne prace należały do pierwotnego zakresu, nie oznacza to jeszcze, że wykonawcy nigdy nie przysługują inne roszczenia. W zależności od przyczyny wzrostu kosztów mogą wchodzić w grę m.in. art. 632 § 2 k.c. albo odpowiedzialność inwestora z art. 471 k.c. Są to jednak inne podstawy roszczeń niż zapłata za roboty dodatkowe.

Test 2. Czy doszło do skutecznej zmiany umowy mimo braku klasycznego aneksu?

Jeżeli ustalimy, że wykonawca rzeczywiście wykonał roboty wykraczające poza pierwotny zakres kontraktu, kolejne pytanie dotyczy tego, czy strony skutecznie uzgodniły ich wykonanie i rozliczenie.

Brak podpisanego aneksu nie zawsze oznacza, że takich uzgodnień nie było. Znaczenie ma przede wszystkim treść umowy i to, jak strony uregulowały sposób jej zmiany.

W praktyce trzeba odróżnić klauzulę przewidującą, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej, od postanowienia, zgodnie z którym forma pisemna została zastrzeżona pod rygorem nieważności. W tym drugim przypadku niezachowanie wymaganej formy może przesądzić o nieskuteczności zmiany. Jeżeli natomiast strony nie określiły takiego rygoru, zgodnie z art. 76 k.c. zastrzeżenie formy pisemnej ma w razie wątpliwości znaczenie przede wszystkim dowodowe.

Znaczenie ma również art. 77 § 1 k.c. w związku z art. 648 § 1 k.c. Umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem, a wymóg ten odnosi się także do jej zmiany, jednak jego niezachowanie samo w sobie nie powoduje nieważności. W stosunkach między przedsiębiorcami art. 74 § 4 k.c. wyłącza ograniczenia dowodowe wynikające z niezachowania formy zastrzeżonej dla celów dowodowych.

Dlatego w prywatnym kontrakcie B2B możliwa jest sytuacja, w której strony nie podpisały formalnego aneksu, ale skutecznie uzgodniły dodatkowy zakres robót w inny sposób – przykładowo w korespondencji albo poprzez jednoznaczne zachowanie wskazujące na zawarcie porozumienia. Nie można jednak wyprowadzać z tego odwrotnej, równie uproszczonej reguły, że samo zlecenie, wykonanie i późniejszy odbiór robót zawsze oznaczają zawarcie dodatkowej umowy.

Trzeba bowiem ustalić nie tylko, czy strony porozumiały się co do wykonania nowych prac, lecz także jaka była treść tego porozumienia – w szczególności czy obejmowało ono dodatkowe wynagrodzenie i w jaki sposób miało ono zostać określone.

Zagadnienie to pojawia się również w orzecznictwie dotyczącym robót wykonywanych bez formalnego aneksu. Sądy dopuszczają możliwość ustalenia, że strony zawarły późniejsze, także odrębne porozumienie dotyczące dodatkowych prac, jeżeli pozwalają na to zasady dotyczące formy i rzeczywisty przebieg współpracy. Nie oznacza to jednak możliwości pomijania postanowień kontraktu, które wyraźnie uzależniają skuteczność jego zmiany od zachowania szczególnej formy.

Dlatego przy braku aneksu podstawowe pytanie nie brzmi: czy istnieje podpisany dokument?, lecz: czy w świetle umowy i zachowania stron doszło do skutecznego uzgodnienia dodatkowych robót oraz zasad ich rozliczenia?

Jeżeli odpowiedź jest negatywna, nie kończy to jeszcze całej analizy. Trzeba wówczas zbadać, kto zlecił wykonanie prac, czy mógł skutecznie działać w imieniu inwestora, a w dalszej kolejności – czy mimo braku podstawy kontraktowej możliwe jest rozliczenie wykonanych robót na innej podstawie.

Test 3. Kto zlecił roboty i czy był do tego umocowany?

Nawet jeżeli wykonanie dodatkowych prac zostało uzgodnione, trzeba jeszcze ustalić, czy osoba działająca po stronie inwestora była uprawniona do podjęcia takiej decyzji.

Problem najczęściej dotyczy inspektora nadzoru, inżyniera kontraktu albo project managera. Sam udział takiej osoby w prowadzeniu inwestycji nie oznacza jednak automatycznie, że może ona rozszerzać zakres robót albo uzgadniać dodatkowe wynagrodzenie.

W przypadku inspektora nadzoru trzeba odróżnić jego ustawowe kompetencje od umocowania do zmiany kontraktu. Prawo budowlane przyznaje mu określone uprawnienia kontrolne oraz prawo wydawania kierownikowi budowy lub kierownikowi robót określonych poleceń związanych z prawidłowym prowadzeniem robót. Nie wynika z tego jednak samo przez się prawo do zamówienia nowych prac i zaciągnięcia w imieniu inwestora zobowiązania do dodatkowej zapłaty.

Podobne rozróżnienie przyjmuje Sąd Najwyższy. W wyroku z 24 października 2003 roku, III CK 57/02, wskazał, że ustawowa funkcja inspektora nadzoru nie wyklucza udzielenia mu dodatkowego umocowania do reprezentowania inwestora – także w sposób dorozumiany. O tym, czy dana osoba mogła skutecznie uzgodnić zmianę kontraktu, nie decyduje więc sama nazwa pełnionej funkcji, lecz rzeczywisty zakres jej kompetencji.

Dlatego nie wystarczy ustalić, kto faktycznie wydał polecenie wykonania prac. Trzeba sprawdzić, w ramach jakiej kompetencji działała ta osoba i czy obejmowała ona również zmianę zakresu robót albo uzgodnienie dodatkowego wynagrodzenia. Znaczenie mogą mieć w szczególności postanowienia umowy, pełnomocnictwa, warunki kontraktowe oraz sposób, w jaki inwestor zorganizował proces podejmowania decyzji na budowie.

Jeżeli osoba działająca po stronie inwestora nie miała odpowiedniego umocowania, znaczenie może mieć późniejsze potwierdzenie dokonanych uzgodnień zgodnie z art. 103 k.c. Samo przyjęcie do wiadomości, że prace są wykonywane, albo ich późniejszy odbiór nie przesądza jednak jeszcze o takim potwierdzeniu. Z zachowania inwestora powinno wynikać, że akceptuje on konkretne uzgodnienie dokonane w jego imieniu.

W praktyce należy więc odpowiedzieć na pytanie: czy w tej konkretnej inwestycji dana osoba była uprawniona do podjęcia decyzji o zwiększeniu zakresu obowiązków inwestora?

Test 4. Jeżeli nie ma skutecznej podstawy umownej – czy prace można rozliczyć poza umową?

Jeżeli wykonawca rzeczywiście wykonał prace wykraczające poza pierwotny zakres kontraktu, ale nie doszło do skutecznego uzgodnienia ich wykonania i rozliczenia, pozostaje jeszcze pytanie, czy możliwe jest rozliczenie tych prac poza umową.

W orzecznictwie dopuszcza się w takich sytuacjach możliwość sięgnięcia do przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Nie oznacza to jednak prostej zasady, zgodnie z którą inwestor zawsze musi zapłacić za roboty, z których efektu korzysta.

Możliwość takiego rozliczenia nie powstaje automatycznie tylko dlatego, że roboty zostały wykonane, a inwestor korzysta z ich rezultatu. Trzeba ustalić, czy inwestor rzeczywiście uzyskał bez podstawy prawnej korzyść kosztem wykonawcy. Również wysokości takiego roszczenia nie można po prostu utożsamić z kwotą wystawionej faktury albo kosztami poniesionymi przez wykonawcę.

Zasady rozliczenia zależą od tego, w jakich okolicznościach wykonano sporne prace i dlaczego nie mają one skutecznej podstawy umownej. Temat ten wymaga odrębnej analizy. Na potrzeby tego artykułu wystarczy wniosek, że brak skutecznego aneksu nie przesądza jeszcze ani o obowiązku zapłaty, ani o jego braku.

Odbiór robót i korzystanie z rezultatu – ważne, ale nie rozstrzygające

Odbiór robót może mieć istotne znaczenie dowodowe. Może potwierdzać, że określone prace zostały wykonane, przedstawione inwestorowi i objęte odbiorem. Treść protokołu może również wskazywać, jak inwestor oceniał ich wykonanie. Nie oznacza to jednak automatycznie, że zgodził się na rozszerzenie zakresu umowy albo na dodatkowe wynagrodzenie.

Podobnie należy oceniać późniejsze korzystanie z efektu wykonanych prac. Może ono mieć znaczenie przy ocenie przebiegu współpracy stron, a w przypadku rozliczenia pozaumownego także przy ustalaniu, czy po stronie inwestora rzeczywiście pozostała określona korzyść. Sam fakt korzystania z rezultatu nie zastępuje jednak skutecznego uzgodnienia dodatkowych robót.

W orzecznictwie przyjmuje się, że protokół odbioru może stanowić istotny dowód wykonania robót i ich zakresu. Nie przesądza natomiast samodzielnie o zawarciu dodatkowej umowy, potwierdzeniu działania osoby nieumocowanej ani o wysokości należnego wynagrodzenia.

Dlatego odbiór i późniejsze korzystanie z rezultatu trzeba traktować jako element całego obrazu sprawy, a nie jako samodzielną podstawę do przyjęcia, że dodatkowa zapłata na pewno się należy albo na pewno jest wykluczona.

Jakie dokumenty są najważniejsze?

W sporze o roboty dodatkowe rzadko wystarczy jeden dokument. Najważniejsze jest zestawienie materiałów, które pozwalają odtworzyć pierwotny zakres robót, przebieg jego późniejszych zmian oraz sposób, w jaki strony traktowały sporne prace.

Punktem wyjścia jest sama umowa wraz z dokumentami, które określają zakres robót: projektem, specyfikacjami technicznymi, ofertą, kosztorysami, przedmiarami oraz ewentualnymi protokołami negocjacji. Trzeba przy tym uwzględnić przewidzianą w kontrakcie hierarchię dokumentów i postanowienia dotyczące znaczenia wcześniejszych uzgodnień.

Drugą grupę stanowią dokumenty powstałe już w toku realizacji inwestycji – w szczególności korespondencja, polecenia zmian, notatki i protokoły ze spotkań, wpisy w dzienniku budowy oraz dokumentacja odbiorowa. Mogą one pokazywać, kiedy pojawiła się potrzeba wykonania spornych prac, kto podejmował decyzje i jak strony reagowały na zmianę zakresu.

Nie należy jednak oceniać pojedynczego e-maila, protokołu czy wpisu w oderwaniu od pozostałych materiałów. Dopiero ich łączne zestawienie pozwala odpowiedzieć na zasadnicze pytania: czy prace rzeczywiście były dodatkowe, czy zostały skutecznie uzgodnione i kto był uprawniony do podjęcia takiej decyzji.

Brak aneksu nie jest odpowiedzią

Brak podpisanego aneksu może mieć duże znaczenie, ale sam nie przesądza o wyniku sporu. Zanim oceni się jego skutki, trzeba najpierw ustalić, czy wykonane prace rzeczywiście wykraczały poza pierwotny zakres kontraktu, a następnie – czy zostały skutecznie uzgodnione i przez osobę uprawnioną do działania po stronie inwestora.

Równie ostrożnie trzeba podchodzić do argumentu wykonawcy, że skoro roboty zostały wykonane, odebrane i są wykorzystywane, to dodatkowa zapłata musi się należeć. Okoliczności te mogą mieć istotne znaczenie, ale nie zastępują analizy zakresu umowy, skuteczności późniejszych uzgodnień ani podstaw ewentualnego rozliczenia poza kontraktem.

W praktyce spór o roboty dodatkowe zaczyna się więc nie od pytania, czy podpisano aneks, lecz od odtworzenia tego, co strony pierwotnie uzgodniły i co rzeczywiście wydarzyło się później na budowie.

Jeżeli taki spór już powstał, pierwszym krokiem powinna być analiza umowy i dokumentacji kontraktowej razem z korespondencją, poleceniami zmian oraz dokumentami z realizacji i odbioru robót. Pozwala ona ustalić, czy mamy do czynienia z rzeczywiście dodatkowym zakresem, czy został on skutecznie uzgodniony i jaka podstawa rozliczenia może wchodzić w grę. W takich sprawach pomagam zarówno wykonawcom dochodzącym dodatkowej zapłaty, jak i inwestorom oceniającym zasadność zgłoszonych roszczeń.

←︎ Wszystkie analizy